Política de datos

Política de tratamiento de datos personales

Versión 1.0 · Vigente desde el 27 de septiembre de 2026

Nuvakto S.A.S. respeta la privacidad de las personas con las que se relaciona. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, cómo los protegemos y cómo puede ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Nuvakto S.A.S.
NIT: 902.110.359-2
Domicilio y dirección: Calle 75A # 66 - 50 Oficina 420, Bogotá D.C., Colombia
Correo para asuntos de datos personales: datos@nuvakto.com
Teléfono: 3103220648
Sitio web: nuvakto.com

2. Definiciones

Para esta política se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. En particular:

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, de origen racial o étnico, o de orientación política o religiosa.
Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Transmisión: la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

3. Principios

Nuvakto aplica en todo tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En la práctica, esto significa que solo recogemos los datos que necesitamos para una finalidad concreta, no los usamos para nada distinto de lo informado y los protegemos con medidas técnicas y administrativas proporcionales al riesgo.

4. Datos que tratamos y para qué

4.1 Personas que nos contactan (prospectos)

Datos: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono o WhatsApp, y el contenido de su mensaje.

Finalidades: responder su solicitud; agendar y realizar el diagnóstico; enviarle propuestas comerciales sobre los servicios que pidió; hacer seguimiento a la propuesta; y, solo si lo autoriza de forma separada, enviarle información sobre servicios de Nuvakto.

4.2 Clientes y sus colaboradores

Datos: nombre, documento de identidad, cargo, correo, teléfono y firma de los representantes y contactos del cliente.

Finalidades: celebrar y ejecutar contratos; coordinar las entregas y el soporte; facturar y cobrar, incluida la facturación electrónica ante la DIAN; atender garantías; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; y, con autorización del cliente, documentar casos de estudio sin datos personales de terceros.

4.3 Proveedores y aliados

Datos: nombre, documento, datos de contacto, información tributaria y bancaria necesaria para pagar.

Finalidades: seleccionar, contratar y pagar a proveedores; verificar su información; y cumplir obligaciones contables, tributarias y de prevención de riesgos.

4.4 Accionistas, trabajadores, contratistas y candidatos

Datos: los necesarios para la relación societaria, laboral o contractual, incluidos datos de seguridad social y, cuando la ley lo exija, datos sensibles de salud ocupacional.

Finalidades: administrar la relación societaria, laboral o contractual; pagar honorarios, salarios y aportes; cumplir obligaciones legales; y, para candidatos, evaluar su perfil en un proceso de selección.

4.5 Visitantes del sitio web

El sitio no usa cookies de publicidad ni herramientas de seguimiento de terceros. Nuestro proveedor de alojamiento puede registrar datos técnicos, como la dirección IP y el tipo de navegador, con fines exclusivos de seguridad y funcionamiento del sitio.

5. Datos que tratamos como encargados

Cuando construimos, migramos, rescatamos u operamos un sistema, podemos tener acceso a bases de datos del cliente. En esos casos el cliente es el responsable y Nuvakto actúa como encargado del tratamiento. Tratamos esos datos solo según las instrucciones escritas del cliente, bajo un contrato de transmisión o una cláusula equivalente que define las medidas de seguridad, la confidencialidad, los subencargados permitidos y la devolución o eliminación de los datos al terminar el servicio. Nunca usamos esos datos para fines propios.

6. Datos sensibles y de menores

Nuvakto no solicita datos sensibles en su sitio web ni en su relación comercial. Si en algún caso fuera necesario tratarlos, se lo informaremos y le pediremos una autorización explícita. Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

No tratamos datos de niños, niñas y adolescentes, salvo como encargados de un cliente que los trate legítimamente y cumpliendo lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

7. Autorización

Pedimos su autorización antes de recoger sus datos, por escrito, por medios electrónicos como la casilla del formulario de contacto, o por conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. Conservamos prueba de cada autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.

8. Derechos de los titulares

Como titular, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Nuvakto.
Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a su favor.

9. Área responsable y canal de atención

El representante legal de Nuvakto es el responsable de atender las consultas y reclamos. El canal es el correo datos@nuvakto.com. La solicitud debe incluir el nombre y documento del titular, la descripción de lo que pide, la dirección o correo de respuesta y, si actúa en nombre de otra persona, el documento que lo acredite.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas

Respondemos las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si considera que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que hubo un incumplimiento, puede presentar un reclamo:

Si el reclamo está incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo haga, entenderemos que desistió.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, marcaremos sus datos con la leyenda "reclamo en trámite".
Lo resolveremos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

11. Transmisión y transferencia de datos

Para operar usamos proveedores tecnológicos que actúan como encargados: alojamiento del sitio y de los sistemas, correo electrónico y envío de mensajes. Algunos tienen servidores en Estados Unidos o en la Unión Europea. Transmitimos datos a esos encargados solo para las finalidades de esta política, bajo contratos que los obligan a proteger la información, y preferimos países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos.

No vendemos ni cedemos sus datos a terceros para fines comerciales. Solo los entregaremos a una autoridad cuando exista una orden legal.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: acceso por roles con autenticación de dos factores, cifrado en tránsito y en reposo cuando es posible, respaldos verificados, registro de accesos y acuerdos de confidencialidad con quienes tienen acceso. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, cuando corresponda.

13. Conservación de los datos

Datos de prospectos que no se vuelven clientes: hasta veinticuatro (24) meses después del último contacto, salvo que pidan su supresión antes.
Datos de clientes, proveedores y accionistas: mientras dure la relación y, después, durante el tiempo que exijan las normas comerciales, contables y tributarias, en general diez (10) años.
Datos de trabajadores y contratistas: durante el tiempo que exijan las normas laborales y de seguridad social.
Datos tratados como encargados: el tiempo que indique el contrato con el cliente, al cabo del cual se devuelven o eliminan.

14. Registro Nacional de Bases de Datos

Nuvakto inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esa obligación le sea exigible según la normativa vigente.

15. Cambios a esta política

Si hacemos cambios sustanciales a esta política, en particular sobre la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, los publicaremos en este sitio antes de aplicarlos e informaremos a los titulares por los medios habituales. Si el cambio afecta una finalidad, pediremos una nueva autorización.

16. Vigencia

Esta política rige desde el 27 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservarán durante los plazos indicados en la sección 13.